Persönliche Produktivität steigern: Reflexion führt zum Flow

Foto von Curtis MacNewton auf Unsplash

Eine schnelle Internetsuche zu „Produktivität“ resultiert in Hunderten von Tipps, Tools und Life-Hacks. Nutze diesen neuen Taskmanager, starte deinen Tag mit einem Eisbad, oder trinke als erste einen Bulletproof Coffee, verwende diesen Wochenplaner, und vieles mehr.

Sicherlich sind das alles gute Ratschläge. Ich bin bekannt dafür, sie alle zu testen (bis auf das Eisbad). Tatsächlich habe ich mein eigenes Arsenal an Lieblingswerkzeugen und Tipps, die ich unten weitergeben werde, aber keiner von ihnen landete zufällig in meiner Routine. Ich glaube, der einzige, wichtige Produktivitätstipp ist, sich selbst zu kennen. Selbstbewusstsein ist der Schlüssel um im Chaos der Produktivitäts-Hacks einen Durchblick zu bekommen. Es hilft dabei einen robusten Workflow zu schaffen, der für dich selbst funktioniert und so zu echter Produktivität führt.

Erkenne dich selbst

Mein ehemaliger Arbeitgeber war eine gemeinnützige Organisation, die sich 2017 von ihrem Büro im ländlichen Maine verabschiedet hat und eine „FROG“ (fully remote Organization)  wurde. Unser Team durchlief damals eine Zeit der Selbstreflexion, um neue Tools und Arbeitsabläufe zu finden. Unser Fokus lag vor allem darauf unseren Informationsaustausch zu optimieren um weiterhin unsere Effektivität zu garantieren.

In der Welt der Telearbeit ist es entscheidend sich selbst zu kennen. In der Regel hat man viel mehr Autonomie über den eigenen Zeitplan und Systeme. Das bedeutet einerseits, dass man spontan am Nachmittag wandern könnte, sich in einem Sub-Reddit-Thread verliert, oder zwischendrin das Haus putzt. Dank flexiblem Arbeiten sind diese Dinge alle in Ordnung, solange man weiß, wie man sie in seinen Workload integriert.

Menschen, die schon lange mit Telearbeit erfolgreich sind, sagen, dass diese Freiheit ihre Produktivität in die Höhe schnellen lässt, während andere darum kämpfen, Motivation inmitten all der Ablenkungen zu finden.

Wenn du dich in dieser letzten Gruppe befindest, gib nicht auf. Denn obwohl Remote-Arbeit nicht für jeden geeignet ist, ist es für alle Telearbeiter wichtig sich die Zeit zu nehmen, einen persönlichen Arbeitsstil zu entwickeln.

Welches Setup funktioniert für deine Produktivität?

Denke an einen Moment, in dem du im „Flow“ warst, also dem Geisteszustand, in dem du so konzentriert und diszipliniert bist, dass die Welt um dich herum verschwindet. Welche Aufgabe hast du gemacht und wie groß war deine Vorfreude als du angefangen hast? Wie hast du dich vorbereitet, in welcher Umgebung warst du, wie hast du deine Arbeit organisiert? Warst du im Büro, zu Hause, in einem Coworking Space oder vielleicht in einem lokalen Café?

Unterschätze dabei die Details hier nicht. Denke an den Geräuschpegel des Raumes, die Tageszeit, die Menge an „Unordnung“ um dich herum, die Temperatur, die Zeit, die du insgesamt zur Verfügung hattest, um dich zu konzentrieren, sogar die Schlafqualität, die du in der Nacht davor hattest.

Dein Gedächtnis ist verschwommen? Führe für die nächsten zwei Wochen ein Protokoll, um diese Details aufzuzeichnen und zu sehen, welche Muster entstehen. Online-Tools wie RescueTime, FocusMe und Timeular können dabei helfen, deine bestehenden Arbeitsgewohnheiten zu erkennen und Ablenkungen aufzudecken.

Durch diese Art der Selbstanalyse habe ich gelernt, dass mir die Veränderung meiner Umgebung einen großen Produktivitätsschub bringt. Meine Arbeit ist so vielfältig, dass ich verschiedene Arten von Aufgaben habe, die unterschiedliche Arbeitsumfelder erfordern. Das Ziel ist es, zu wissen, wie ich meine beste Arbeit für jede Art von Aufgabe leisten kann.

Externe Faktoren wie Standort, Tageszeit und Umwelteinflüsse beeinträchtigen den eigenen Output. Foto von Bethany Legg auf Unsplash

Finde den richtigen Arbeitsplatz

Ich schreibe diesen Artikel an einem warmen Frühlingsnachmittag draußen auf meiner Veranda, während ich meine Lieblings-Kopfhörer trage und die Marconi Union’s Schwerelosigkeit höre. Gerade macht meine Familie unten im Garten ein Feuer, deshalb sind die Kopfhörer wichtig – ohne sie wäre ich viel zu vielen (gut gemeinten) Unterbrechungen ausgesetzt.

Gestern hatte ich Onboarding-Interviews mit drei Kandidaten für acework, unserer Remote Work Matching Plattform. Wir verbinden Talente mit ortsunabhängigen Karrieren, also langfristigen Stellen für Telearbeit bei FROGS oder „Remote First“ Unternehmen. Unser Überprüfungsprozess beinhaltet einen Onboarding Call, um die Kandidaten optimal mit den offenen Stellen in unserem Netzwerk zu verbinden. Für diese wichtigen Video-Telefonate sitze ich natürlich aufrecht an meinem Schreibtisch in meinem Homeoffice. Ähnlich wie die Kopfhörer für unterwegs, habe ich ein „On Air“-Schild an meiner Bürotür, um zu signalisieren, dass ich gerade beschäftigt bin.

Andere Aufgaben, wie die Planung meiner Woche, die Vorbereitung auf die Onboarding Calls, und die Beantwortung von E-Mails, mache ich entweder in einem lokalen Café oder im einzigen Co-Working Space in meiner Kleinstadt. Dort trage ich normalerweise keine Kopfhörer, da ich das Treiben und die Hintergrundgeräusche ohne Angst vor Unterbrechungen genießen kann.

Ein Service wie die Co-Working-Pakete von Croissant sind dafür ideal, da sie auf Stundenbasis funktionieren. Auf diese Weise muss ich mich nicht einen ganzen Tag fürs Co-Working entscheiden, sondern kann einfach für ein paar Stunden vorbeischauen und dann weiterziehen.

Mein Takeaway ist, dass ich es schaffe die verschiedenen Aufgaben wesentlich schneller erledige, wenn ich dabei an verschiedenen Orten bin. Würde ich den ganzen Tag an einem Ort sitzen, würde es wahrscheinlich zwei- bis dreimal länger dauern. Optimiere also kontinuierlich für die anstehende Aufgabe, indem du deinen Standort, die Tageszeit und allgemeine Umwelteinflüsse berücksichtigst.

Was ist der beste Weg, um die richtigen Werkzeuge zu finden? Foto von William Iven auf Unsplash

Verwende die richtigen (Produktivitäts-)Werkzeuge

Sobald du am richtigen Ort bist, ist es einfacher, deine Zeit effektiv zu nutzen und den „Flow-State“ zu erreichen. Dabei solltest du eine Routine haben und die richtigen Werkzeuge verwenden, um noch effektiver zu sein. Gerade wenn man 5 Euro die Stunde für einen Co-Working Space bezahlt, ist es niederschmetternd, nach 4 Stunden bloß 3 „kostenlose“ Kaffee getrunken und eine Million Katzenvideos angeschaut zu haben.

Wir alle kennen die Standardwerkzeuge, die die meisten Remote-Arbeiter heutzutage verwenden (Slack, Trello, Zoom, etc.). Hier einige meiner beliebtesten, aber weniger bekannten Produktivitäts-Tools, die deinen Workflow verbessern könnten:

Für alle Ordnungsliebhaber. Um möglichst wenig Tools zu nutzen, und dafür meine Aufmerksamkeit zu bündeln, ist Notion mein neuer All-in-One-Arbeitsbereich für Aufgaben- und Projektmanagement. Die Stärken von Notion sind, dass es quasi als Schweizer Taschenmesser funktioniert und sich an verschiedene Prozesse anpassen kann. Dabei ist es intuitiv und gleichzeitig in der Lage, komplexe Inhalte darzustellen.

The tool to rule them all. Wenn du täglich viele Apps gleichzeitig geöffnet hast, teste Shift, um deinen Workflow zu optimieren. Ich habe fünf Gmail-Konten und ein halbes Dutzend Apps verbunden (And.co, Asana, Calendly, Mailchimp, Notion, Slack), was meinen Browser zum Surfen offen hält.

Wieviel Uhr ist es bei dir? Arbeitest du bereits in einem Remote-Team, das sich über mehrere Zeitzonen erstreckt? Dann schau dir Time Zone Converter an, eine wunderschön gestaltete Menüleisten-App, die nicht nur deine aktuelle Uhrzeit, sondern auch eine Zeitleiste mit den relativen Zeiten deiner Mitarbeiter anzeigt.

Nie wieder Email Chaos. Einige Remote-Worker sind Nachteulen und kommen erst nach Mitternacht in Schwung. Vielleicht möchtest du nicht, dass dein Team oder Kunde weiß, dass du diese E-Mail um 3 Uhr morgens geschickt hast. Verwende Boomerang für Gmail, um E-Mails zu planen, die zu einer „akzeptableren“ Stunde gesendet werden. Zusätzlich hat Boomerang hat auch andere nützliche Funktionen wie die Erinnerung an Follow Ups, und die Rücksendung einer unbeantworteten Nachricht an deinen eigenen Posteingang.

Whatsapp oder Email – Benachrichtigungen abschalten. Als Remote-Mitarbeiter sind virtuelle Meetings Teil unseres Alltags. Tue dir selbst einen Gefallen und installiere Muzzle, eine kostenlose App, die alle Benachrichtigungen abschaltet, während du den Bildschirm teilst. Du wirst vielleicht nicht gerade mit peinlichen Benachrichtigungen überflutet, aber du  trittst trotzdem professioneller auf und vermeidest Ablenkungen.  

Stell dich mal auf „Mute“ bitte. Und um deine virtuellen Meetings weiter zu verbessern, installiere Krisp, um deinem Computermikrofon eine Rauschunterdrückung hinzuzufügen. So hören andere nur deine Stimme und Hintergrundgeräusche anderer Gesprächsteilnehmer werden entfernt.

Musik für deinen Laser-Fokus. Wenn die Geräuschkulisse ein wichtiger Faktor für deine Konzentrationsfähigkeit ist, teste Focus at Will oder Brain.FM. Beides sind Musikdienste, die mit Hilfe von neurowissenschaftlichen Erkenntnissen einen tieferen Arbeitsfokus erzeugen. Falls du es oben übersehen hast haben, höre dir an, ein 10-stündiger „Song“, der mit Klangtherapeuten entwickelt wurde, und Stress um 65% reduzieren soll.

Entwickle deinen Arbeitsprozess für optimale Produktivität

Im Laufe der Jahre habe ich meine Tools und Routinen kontinuierlich an Veränderungen in meiner beruflichen und persönlichen Situation angepasst. Dabei bin ich mir sicher, dass weitere Veränderungen kommen werden.

Identifiziere also regelmäßig, was nicht mehr gut funktioniert, und finde neue Wege, deine Tools und Routinen kontinuierlich zu optimieren. Die produktivste Version von dir selbst wird immer wieder auftauchen.

Geschrieben von Renée Johnson, der Director of Candidate Experience bei acework. Dieser Artikel wurde ursprünglich auf Croissant’s Blog veröffentlicht. Finden Sie den Originalartikel hier.

Acework ist eine neue Remote Work Matching Plattform, die Talente mit Remote-Karrieremöglichkeiten verbindet. Wir erleichtern die Suche nach Telearbeit und ortsunabhängigen Jobs für geprüfte Top-Talente und bringen sie mit Unternehmen zusammen, die Remote Jobs anbieten und distribuierte Teams aufbauen möchten. Kandidaten bewerben sich direkt auf unserer Website, um Teil des Netzwerks zu werden.

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We developed a unique soft skills assessment to vet for remote readiness, and have screened hundreds of candidates based on it. We screen for intrinsic motivation, organisational skills and independence, among others.

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