Kommunikation in Remote Teams: So geht’s richtig.

Warum haben einige Unternehmen leistungsstärkere Remote-Teams als andere?

Wir haben erfolgreiche FROGS (Fully Remote Organizations) interviewt, um Best Practices und umsetzbare Strategien zur Setup, Management und Entwicklung von Remote-Teams zu sammeln. Unser erstes Thema: die Kommunikation.

Kommunikation in distribuierten Teams ist eine besondere Herausforderung

Komplett dezentrale oder hybride Teams haben natürlich einen (kleinen) Wettbewerbsnachteil gegenüber ihren internen Kollegen, wenn es um die Möglichkeiten der persönlichen Kommunikation geht. Weniger “offline” Kontakt mit Kollegen kann sowohl den Zusammenhalt des Teams als auch die Produktivität des Unternehmens beeinträchtigen.

Wenn die meisten Interaktionen zwischen Kollegen über Bildschirme, Apps und Geräte erfolgen, kann es schwierig sein, Vertrauen, Beziehungen und Verantwortlichkeit zwischen den Teammitgliedern aufzubauen. Nonverbale Hinweise wie Ton, Tonhöhe und Körpersprache helfen uns zu erkennen, wie unser Gegenüber das Gesagte aufnimmt. Diese Signale geben uns auch einen Kontext. Ohne sie können wir eine E-Mail oder SMS leicht falsch interpretieren und voreilige Schlüsse ziehen, die auf unseren eigenen Ängsten oder Annahmen beruhen.

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Im schlimmsten Fall haben Mitarbeiter eine komplette Arbeitsbeziehung mit jemandem, den sie nur per E-Mail kennen. Reduziertes Engagement, begrenzte Kommunikation und unstrukturierter Wissensaustausch können sowohl den eigenen Karrierewachstum verlangsamen als auch Motivation und Loyalität verringern.

Die Lösung: Eine gut durchdachte interne Kommunikationsstrategie

Eine Studie der Harvard Business Review aus dem Jahr 2017 ergab, dass sich viele Remote-Mitarbeiter isoliert und sogar ausgeschlossen fühlen, und dass ihre Kollegen keine Änderungen an Projekten kommunizieren würden, die sie betreffen.

Da Remote- und flexibles Arbeiten immer mehr gefragt ist, ist die einfache Rückkehr an einen Schreibtisch im Büro zwischen Kollegen keine Lösung. In der Tat, Remote-Mitarbeiter sind genauso produktiv (oder sogar noch produktiver) als ihre Kollegen vor Ort. Selbst klassische Office Teams stehen auch vor Kommunikations Herausforderungen bei der Zusammenarbeit, wenn sie sich zu sehr auf E-Mails verlassen und keine zwischenmenschlichen Beziehungen haben.

Also, was ist das Geheimnis? Die erfolgreichsten und leistungsstärksten Remote-Teams haben alle eines gemeinsam: Sie wissen, wie man solide Beziehungen aufbaut und engagierte Mitarbeiter durch einwandfreie Kommunikation hält. Sie sind sich der Fallstricke und Gefahren bewusst, die mit Remote Work verbunden sind, und bauen bewusst Strukturen für synchrone und asynchrone Kommunikation auf.

5 Effektive Kommunikationspraktiken für Remote-Teams von Branchenführern

Acework interviewte People Ops-Spezialistin Sara Bent bei Hotjar, einem vollständig remoten und führenden SaaS-Unternehmen, und Andrew Gobran, People Operations bei Doist, einem globalen, verteilten Team, das Produktivitätssoftware entwickelt.

Hier sind ihre wichtigsten Tipps für interne Kommunikation, die über Videokonferenzen hinausgehen.

1. Definiert Zeiten, zu denen jeder online ist.

Hotjar ist ein vollständig distribuiertes Team von 72 Teammitgliedern, die über mehrere Zeitzonen hinweg arbeiten. Um die Überschneidungen zu maximieren, arbeitet jedes Teammitglied innerhalb bestimmter Zeiten und alle Mitarbeiter sind jeden Tag für drei Kernstunden online. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Personen in unternehmensweite Meetings einbezogen werden und in Slack zur Verfügung stehen, wenn schnelle Reaktionen erforderlich sind.

2. Bleibt auf dem Laufenden mit kurzen täglichen Briefings, wöchentlichen Meetings oder Status-Updates.

„Als ich vor zwei Jahren in Hotjar anfing, waren wir 18. Jetzt sind wir auf 72 angewachsen. Je größer wir also werden, desto schwieriger wird die Kommunikation, weil man auf mehrere Teams und Abteilungen verteilt ist“, erklärt Sara.

Sie trifft sich mit ihrem Team zu einem kurzen täglichen Check-in per Videoanruf auf Google Meets und weiß, woran ihre direkten Teammitglieder jeden Tag arbeiten. Dies lässt keinen Raum für Spekulationen oder Missverständnisse.

Als gesamtes Unternehmen trifft sich das gesamte Team wöchentlich zu einer Zoom-Videokonferenz. Ein Sprecher aus jedem Team stellt vor, woran es diese Woche gearbeitet hat, so dass jeder über die wichtigsten Themen informiert ist. Auf Zoom können alle Meetings aufgezeichnet werden. Wenn also jemand nicht teilnehmen kann, kann er oder sie einfach später die Videoaufnahme anschauen.

„Wenn die Teambesprechungen vorzeitig enden, neigen wir dazu, die restliche Zeit als  Gelegenheit zum Plaudern zu nutzen“, sagt Sara.

Für Doist ersetzen schriftliche wöchentliche Status-Updates tägliche Briefs und wöchentliche Meetings. Jedes Teammitglied veröffentlicht, was es in der vergangenen Woche erreicht hat, woran es in der aktuellen Woche arbeiten wird und vor welchen Herausforderungen es steht. „So können wir auf der gleichen Seite sein, woran unsere Teamkollegen arbeiten, und sicherstellen, dass wir auf die Arbeitsbelastung des anderen achten“, sagt Andrew.

Tipp: Haltet euch an Technologien und Tools, die für Remote- und verteilte Teams entwickelt wurden. Zoom, Google Hangouts oder Skype für Business sind für kleine und große Gruppen geeignet und bieten sowohl Videochats als auch Bildschirmfreigabe. Wenn Sie die Gesichter Ihrer Kollegen sehen, erhalten Sie die dringend benötigten visuellen Hinweise. Außerdem ist synchrones Messaging und Kommunikation schneller und ausdrucksstärker. Die Aufnahmefunktion von Zoom stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen, was für Teams mit einer großen Zeitzonenverteilung entscheidend ist.

Erfahre, wie Zoom dem distribuierten Unternehmen Remote Year hilft, eine verbindende Kultur mit einem über die ganze Welt verteilten Team aufzubauen.

3. Trefft euch persönlich bei einem Retreat oder Mini-Meetup.

Photo: courtesy of Doist

Doist, ein völlig remotes und asynchrones Team von 63 Personen, ist auf der Mission, Arbeit ruhiger, ausgeglichener und erfüllter zu gestalten. Dafür haben sie einfache und doch leistungsstarke Tools wie Todoist und Twist entwickelt. Obwohl die Teammitglieder von Doist den größten Teil des Jahres physisch getrennt sind, ist die gemeinsame “Offline” Zeit immer noch wichtig.

„Jedes Jahr veranstalten wir einen Retreat, um das gesamte Team persönlich zusammenzubringen, und wo wir Arbeit und Vergnügen verbinden“, sagt Andrew. Doist hat auch damit begonnen, einige Mini-Retreats zu veranstalten, bei denen sich einzelne Teams zu Arbeit und Teambuilding treffen können.

Hotjar teilt die gleichen Überzeugungen. Zweimal im Jahr trifft sich das gesamte Team persönlich bei Retreats zur Arbeit und zum Spaß. „Wir sind der Meinung, dass es wirklich wichtig ist, diese Präsenz zu haben, weil man seine Teammitglieder und ihren besser Kommunikationsstil kennenlernt, was dabei hilft, wenn wir über Slack kommunizieren“, sagt Sara.

Photo: courtesy of Hotjar

Retreats und Mini-Meetups unter Kollegen und kleineren Teams sind ein einfacher Weg, um Teambuilding, Produktivität und Unternehmenskultur zu verbessern, da sie ein neues und neutrales Umfeld bieten, das Entspannung und Business verbindet.

Retreats sind nicht nur integraler Bestandteil des Aufbaus der Kultur eines entfernten Teams, sie können auch als Gelegenheit für eine hohe Produktivität dienen. Es überrascht nicht, dass sie sich schnell zu einer gängigen Praxis für Remote-Unternehmen entwickeln. Buffer, Zapier und GitLab sind bekannt für ihre gut geplanten und aufwändigen Retreats.

  • Das vollständig verteilte Team von Buffer verbrachte eine Woche in einem Resort auf Sentosa Island in der Nähe des Festlandes von Singapur für seinen neuntes Retreat in 2018. Lies mehr über Buffer’s sorgfältige Planung dieses Retreats.
  • Zapier, ein weiteres 100% remotes Team, organisiert zweimal im Jahr Retreats, an Orten wie Kalifornien, Washington, Colorado, Alabama und Utah. Wenn ihr Anregungen für das nächste Company Retreat braucht oder euer erstes Retreat organisiert, liefert Post Zapier Inspiration: How to Run a Company Retreat for a Remote Team.
  • GitLab bringt sein Remote-Team etwa alle neun Monate zusammen, weil es glaubt: „Je besser man Menschen kennt, desto einfacher ist die Zusammenarbeit“. Das Team ist im Mai 2019 auf dem Weg nach New Orleans zum nächsten GitLab Contribute Retreat. Verfolge auf der Projektseite, was sie geplant haben.

4. Macht eine 15-minütige (virtuelle) Kaffeepause mit einem Kollegen.

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Nur weil ihr nicht den gleichen Pausenraum teilt, bedeutet das nicht, dass ihr nicht gemeinsam “auf einen Kaffee” gehen könnt. Bei Hotjar werden die Teammitglieder ermutigt, gemeinsam virtuelle Teepausen zu machen.

„Wenn du in einem Büro bist, gehst du oft mit jemandem in der Pause zum Tee. Was wir gerne tun, ist 15 bis 20 Minuten mit einem Kollegen zu plaudern und Tee zu trinken, mit einem Online-Chat-Tool wie Google Meet oder Zoom„, sagt Sara.

5. Findet eure gemeinsamen Interessen

Das Team von Doist verwendet Twist, eine eigene App, die Teams dabei unterstützt, eine achtsamere Kommunikation und Zusammenarbeit zu pflegen. Sie haben innerhalb von Twist soziale Gruppen gebildet, die sich darauf konzentrieren, eine Gemeinschaft rund um gemeinsame Interessen wie Musik, Spiele, Bücher und Elternschaft aufzubauen. „Bei Doist sind wir bereits tief durch unsere Mission und Arbeit verbunden. Soziale Gruppen geben uns aber zusätzlich die Möglichkeit, uns über alltägliche Interessen auszutauschen, die auch unsere Arbeit bereichern.“

Bei Hotjar trifft sich am Mittwoch das gesamte Team zu einem wöchentlichen “Fireside Chat”. Dieser Call ist optional für alle Teammitgliedern, die gerade Zeit für einen lustigen Social Call mitten in der Woche haben. „Manchmal plaudern wir einfach eine Stunde lang, manchmal gibt es ein bestimmtes Thema, oder wir spielen Spiele, und ab und zu machen wir konkrete Brainstorming Sessions“, sagt Sara.

Erstellen einer internen Kommunikationsstrategie

Die richtige Balance zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation zu finden, ist für Remote Teams entscheidend. Besonders synchrone Kommunikation hilft den Mitarbeitern, zwischenmenschliche Beziehungen organisch zu entwickeln. Asynchrone Kommunikation hingegen dient häufig dazu, Wissen für alle im Unternehmen leicht zugänglich zu machen.  

Um eine erstklassige Kommunikation zwischen eurem Team zu gewährleisten, entwickelt von Anfang an einen internen Kommunikationsplan. Dadurch wird das Spielfeld so ausgeglichen, dass alle distribuierten Teammitglieder die gleichen Standards verfolgen. Es gibt ihnen die Struktur und die Werkzeuge, um sich sowohl verbunden und gehört zu fühlen, als auch motiviert und produktiv zu sein.

Welche Best Practices hat euer Team bei der Kommunikation? Was hat funktioniert und was nicht?

Bei acework stehen wir für mehr Flexibilität und Freude bei der Arbeit. Wir sind immer gespannt, wie der Rest der Remote Work Community das schafft. Schreib uns deine Ideen und Best Practices, entweder in den Kommentaren oder direkt im Facebook Messenger.

Remote Readiness helps all teams work better

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